Sistem Perakaunan [Bayaran]

     PENDAHULUAN
 Tanggungjawab Terhadap Perbelanjaan

     DOKUMEN PEMBAYARAN
 Baucer Bayaran [Kew.304]
 Baucer Kecil [Kew. 50 dan 50A]
 Baucer Jernal [Kew. 306]

MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER
 Tanggungjawab Memperakui Baucer
ii.     Tanggungjawab Pegawai Pembayar


    BUTIR-BUTIR BAUCER PEMBAYARAN
Peraturan Melakukan Pembayaran
Penyelenggaraan Daftar Pembayaran
Menjelaskan Bil
Peraturan lain
Sistem Bayaran Pukal

BAYARAN [LAIN-LAIN]
Pemeriksaan Mengejut
Hubungan Antara Kumpulan Wang Awam Disatukan
Pemindahan Peruntukan


    iv.   Pegawai Pengakaun
    v.    Pemungut
    vi.   Kawalan Perbendaharaan oleh Pegawai  
               Pengawal
vii.Pengawalan oleh Badan Perundangan


PENUTUP
Kesimpulan

Pendahuluan
Peraturan dan Prosedur.
Pekeliling yang dikeluarkan.

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan.
Pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa akan di pertanggungjawabkan sendiri bagi amaun yang dibelanjakan.

Baucer
Baucer bayaran Am -                                  Kew.304-Pin. 1/92
Baucer Bayaran [Perihal Cek Berganda] - Kew. 304 A-Pin.1/92
Baucer Jernal - Kew 306
Baucer Kecil - Kew 50 & 50 A.
Borang Kawalan Kelompok - Kew. 302 - Pin. 1/92

Digunakan untuk semua jenis pembayaran.
Cek yang telah diterima akan dikembalikan ke Perbendaharaan/   Peg. Pembayar  untuk dilampirkan dibaucer Perbendaharaan untuk audit.
Digunakan mulai pada 1. January, 1987. Pindaan pada 1/92.

Bukan baucer bayaran utama.
Baucer sokongan:
Bukti pembayaran segera secara tunai dari PWR/tanpa resit.
Bayaran tuntutan ganti bayaran tanpa resit.
Ditandatangani  + Perakuan [AP. 99©]
Membayar gaji/elaun pegawai yang berada diluar Ibu Pejabat.
Pendahuluan sementara PWR.

Untuk Pelarasan akaun bagi dua [2 ] jabatan:
Debit (-) jabatan yang membayar.
Kredit (+) jabatan yang menerima.
Pembetulan kesilapan akaun.

Pegawai pengawal/Pemegang Waran boleh mewakilkan kuasa bagi memperakui baucer.
Nama pegawai + Contoh tandatangan dihantar ke Pej. Pembayar di Perbendaharaan [AP. 101]
Surat Pek. Akauntan Negara.
2 Tandatangan bagi baucer bernilai - RM 10 ribu.
3 Tandatangan bagi baucer bernilai + RM 10 ribu.
Pegawai hendaklah:
Pegawai penjaga peruntukan yang menyediakan baucer.
Pegawai yang menyemak dan mengesahkan butir-butir baucer.
Pegawai yang mengakui baucer itu( Pegawai yang terkanan sekali/ketua Jabatan atau wakilnya).

Memperakui tentang betulnya tiap-tiap butir didalam baucer.
Atas kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuanan yang tidak betul pada baucer.
Mempastikan bahawa syarat-syarat kebenaran pelarasan atau pulangan balik pendahuluan diri dan pinjaman dipatuhi.

Kebenaran melakukan perbelanjaan telah  didapati.
Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas pecahan maksud/akaun amanah.
Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa pertanggungan adalah betul.
Potongan caruman, potongan sepatutnya telah dibuat.

Nama pegawai tidak boleh dicatat sebagai penerima. [AP.99(b)]
Kecuali  gaji atau tuntutan sendiri
Kontrak dan Bekalan atau kerja.
Kadar atau harga mengikut kontrak
Bil berasingan jika tiada didalam kontrak [AP.99(d)].
Sijil Pelupusan(Disposal Certificate) [AP.99(e)]
Sesuatu perakuan kerja/perkhidmatan telah disempurnakan.
Kerja pembayaran berperingkat- dibayar mengikut nilai kerja/nilai bahan.

Barang- Barang
Telah diterima dan direkodkan kedalam stok/dikeluarkan untuk kegunaan segera.
Bekalan Import.
Ada resit kapal terbang atau muatan [Lampiran ‘F’ dikeluarkan kemudian.
Baucer tidak boleh dibuat atas nama lebih seorang/firma
    kecuali dengan kebenaran khas [AP.99(f)]
Pemaktoran [Surat Pek.Perb. Bil:10/89]
Pembayaran kepada orang lain dari yang dinamakan didalam baucer [AP.99(g)]
Surat wakil/ Pentadbir pesaka

Pembayaran hendaklah dengan cek berpalang, kecuali:
Rekupmen Panjar Wang Runcit/Elaun/Gaji.
Pembayaran kepada orang yang tiada akaun bank.
Cek terbuka atas nama pegawai.
Pembayaran dengan Wang Tunai untuk dibahagikan.
Baucer Kew. 48 dan Borang Penyata Kew. 44 [AP.96(a)]
Pembayaran dari Wang Panjar .
Baki yang tidak boleh dibahagikan.
Selepas 21 hari - dikembalikan ke Perbendaharaan [AP.96(c)]
Baucer baru disediakan kemudian, jika di perlukan.

Wang Tunai dan cek terbuka  yang diterima /
     dikeluarkan [AP.98(a)]
Tarikh diterima.
No mbor baucer Jabatan
Butir-butir cek/tunai dan amaunnya.
Perihal ringkas
Nombor baucer perbendaharaan.
Tarikh dan Tandatangan pegawai yang endos.
Tarikh pembayaran disempurnakan.
Daftar ini diperiksa sekali (1) sebulan oleh Ketua Jabatan.
Jika berlaku pertukaran, kedua-dua pegawai (penyerah dan pengambil alih) perlu membuat semakan.
Apa-apa selisih hendaklah dilaporkan [AP.98(b)]

Semua bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 30 hari atau mengikut kontrak.
Tindakan surcaj
Daftar Bil [Kew.296] hendaklah diselenggarakan.

Sijil Gaji Akhir [AP.104]
Tarikh Membayar Gaji [AP.105]/ Pembayaran Penuh Atau Tidak - Pek.Perbendaharaan 4/75 [AP.105 (b)]
Potongan Gaji
Baucer Hilang [AP.108]
Buku Vot [AP.95]
Tuntutan - Setiap 10 Haribulan
Pembayaran Lewat [AP.58 (a)]

    Satu sistem yang di pusatkan dan pembayaran dibuat oleh Pejabat Perakaunan JAN dan Jabatan Mengakaun Sendiri secara automatik atas maklumat yang diterima daripada pembekal.

SPP.12 Tahun 1990

Tiap-tiap orang yang menjaga sesuatu pejabat hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut akan tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci atau lain-lain bekas untuk wang dalam jagaan seorang pegawai dalam jabatannya, yang diamanahkan dengan menyimpan wang awam, setem, atau lain-lain barang berharga dari apa-apa jenis.
Pemeriksaan mengejut ini dilakukan tidak kurang sekali dalam tempoh 6 bulan, dan hasil pemeeriksaan itu hendaklah direkodkan dalam buku:
Tarikh dan masa pemeriksaan
Nama pegawai yang wang tunainya diperiksa
Amaun wang, setem dan perihal barang-barang berharga yang diamanahkan
Hasil pemeriksaan
Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa

AP.309


Pemindahan Wang antara pecahan kepala dibawah satu  kepala dalam Anggaran memerlukan kelulusan Pegawai  Pengawal/Perbendaharaan atau pihak berkuasa kewangan negeri terlebih dahulu.  Permohonan viremen hendaklah dikemukakan mengikut borang yang  ditetapkan.

Keterangan penuh perlu diberi bukan sahaja mengenai sebab mengapa tambahan peruntukan dikehendaki bagi pecahan kepala yang hendak ditambah itu bahkan juga sebab-sebab mengapa simpanan ada dalam pecahan kepala atau pecahan kepala yang hendak dikurangkan.

Sek.15(4) Acara Kewangan

        Pegawai Awam yang bertanggungjawab atau yang sabenarnya memungut, menerima atau mengakaun wang atau barang-barang awam.

        Pegawai Awam yang bertanggungjawab atau yang sebenarnya membayar, apa-apa wang atau  barang-barang awam.
   
        Semua Pegawai Awam yang bertanggung    jawab atau yang sebenarnya menerima, menyimpan, mengakaun atau melupus  barang-barang awam   

    Seseorang Pegawai oleh kerana jawatannya atau dibawah mana-mana undang-undang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang dari orang awam.

SEKSYEN [3] AKTA ACARA KEWANGAN 1957

    Adalah menjadi kewajipan pegawai sendiri supaya mahir dalam arahan ini. Tidak mengetahui tidak akan diterima sebagai satu alasan kerana tidak mematuhinya atau kerana apa-apa kehilangan akibat tidak menurut perintah arahan ini.

Pembentukan dan pengemukan cadangan dan kelulusannya oleh Perbendaharaan.

Perlaksanaan atas pentadbiran sesuatu projek.

Peringkat odit dan laporannya.
PENGAWALAN ATAS PERBELANJAAN KERAJAAN OLEH BADAN PERUNDANGAN MELALUI PERUNTUKAN PERLEMBAGAAN
Segala hasil daripada apa-apa punca juapun hendaklah dimasukkan ke dalam KWDS, dan tiada apa-apa pembayaran boleh dibuat daripada kumpulan wang itu, kecuali apabila penguntukan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud-maksud yang tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang.

Perkara 97, Perl.Persekutuan Dan
Seksyen 13 Akta Acara Kewangan 1957

Apa-apa wang yang telah diuntukkan bagi sesuatu maksud yang khusus hendaklah diserahbalik kepada KWDS sekiranya tidak dibelanjakan bagi maksud tersebut dalam tempoh yang dibenarkan baginya;

SEKSYEN 13(6) - AKTA ACARA KEWANGAN 1957
Akaun Awam hendaklah diperiksa oleh Juruodit  Negara dan laporannya mestilah dibentangkan Dewan Badan Perundangan yang dipilih.

Perkara 106 Dan 107 Perl. Persekutuan

     PENDAHULUAN
 Tanggungjawab Terhadap Perbelanjaan

     DOKUMEN PEMBAYARAN
 Baucer Bayaran [Kew.304]
 Baucer Kecil [Kew. 50 dan 50A]
 Baucer Jernal [Kew. 306]

MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER
 Tanggungjawab Memperakui Baucer
ii.     Tanggungjawab Pegawai Pembayar


    BUTIR-BUTIR BAUCER PEMBAYARAN
Peraturan Melakukan Pembayaran
Penyelenggaraan Daftar Pembayaran
Menjelaskan Bil
Peraturan lain
Sistem Bayaran Pukal

BAYARAN [LAIN-LAIN]
Pemeriksaan Mengejut
Hubungan Antara Kumpulan Wang Awam Disatukan
Pemindahan Peruntukan


    iv.   Pegawai Pengakaun
    v.    Pemungut
    vi.   Kawalan Perbendaharaan oleh Pegawai  
               Pengawal
vii.Pengawalan oleh Badan Perundangan